Zoom vous permet de rencontrer virtuellement des amis, des membres de la famille et des collègues. En quelques clics, les personnes que vous souhaitez voir apparaître sur votre écran, prêtes à collaborer ou simplement à profiter d’une conversation agréable.Les télétravailleurs utilisent souvent Zoom , mais il est désormais également connu pour connecter les étudiants, les familles et les bureaux. Si vous n’avez jamais utilisé Zoom auparavant, voici quelques conseils et astuces pour faciliter l’utilisation de l’application de visioconférence.

Voir plus :

  • Comment utiliser le zoom
  • Comment changer votre arrière-plan Zoom
  • Qu’est-ce que Zoom ?

Comment appliquer un arrière-plan ou un filtre dans Zoom

Ajouter un arrière-plan virtuel sur la capture d'écran Zoom
capture d’écran

Si votre espace de travail à la maison n’est pas aussi bien rangé,  vous pouvez appliquer un arrière-plan pour nettoyer virtuellement le vrai fouillis. C’est comme être un présentateur de nouvelles avec un faux fond. La sélection de paysages de Zoom peut également ajouter un peu de fantaisie à vos réunions. La fonctionnalité est simple à utiliser et l’appareil photo de votre ordinateur peut appliquer l’arrière-plan même si vous n’êtes pas assis devant un écran vert. Voici comment commencer :

Étape 1 : Lancez Zoom sur votre ordinateur.

Étape 2 : Accédez à l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de votre écran pour lancer le menu Paramètres .

Étape 3 : Sélectionnez Arrière-plan et filtres dans le volet de menu de gauche.

Étape 4: Après cela, sous l’ onglet Arrière -plans virtuels , vous pouvez choisir parmi un certain nombre d’arrière-plans intégrés, comme une scène de la plage, une vue de l’emblématique Golden Gate Bridge de San Francisco ou même des aurores boréales. Un aperçu en direct montrera à quoi vous ressemblerez devant l’arrière-plan (à condition que votre webcam soit allumée pendant que vous essayez sur différents arrière-plans).

Étape 5 : Pour choisir votre propre arrière-plan personnalisé, cliquez sur l’icône plus (+) à côté de Filtres vidéo . L’option vous permettra de télécharger votre propre vidéo ou photo personnalisée à utiliser comme arrière-plan virtuel. Si vous avez une vidéo d’un aquarium, vous pouvez organiser votre réunion devant ce qui apparaîtrait comme un aquarium vivant, par exemple.

L’utilisation d’un arrière-plan en direct révélera certains artefacts (distorsions) sur les bords, qui peuvent sembler saccadés si vous vous déplacez beaucoup pendant les appels vidéo. De plus, les arrière-plans virtuels ne doivent pas être utilisés si vous prévoyez de montrer ou de pointer des objets avec vos mains – les mains peuvent sembler un peu déformées avec l’ utilisation d’arrière-plans virtuels . L’arrière-plan apparaîtra plus lisse si vous êtes assis devant un écran vert.

Étape 6 : Si votre vidéo semble un peu bizarre, vous devriez essayer de régler la luminosité dans les paramètres vidéo. Cela peut aider vos arrière-plans à paraître un peu plus naturels et cela peut être fait en ouvrant le menu Paramètres , en sélectionnant Vidéo , puis en cochant la case à côté de Ajuster pour une faible luminosité . Un menu déroulant apparaîtra. Dans le menu, sélectionnez Manuel . Un curseur apparaîtra à côté du menu déroulant, et vous pouvez le faire glisser dans les deux sens pour augmenter ou diminuer la luminosité de votre vidéo.

Étape 7 : Vous pouvez également ajouter des filtres amusants à votre vidéo. Voici comment procéder : ouvrez le menu Paramètres , sélectionnez Arrière-plan et filtres , puis sélectionnez l’ onglet Filtres vidéo . Dans cet onglet, vous pouvez choisir parmi une grande variété de filtres d’images et de couleurs à ajouter à votre vidéo. Certains filtres, comme ceux qui peuvent ajouter des effets amusants à votre visage, n’apparaîtront que si votre webcam est allumée et activée.

Comment utiliser les raccourcis dans Zoom

Capture d'écran du menu des paramètres des raccourcis clavier du zoom
capture d’écran

Grâce à des années d’expérience dans l’utilisation d’un ordinateur, nous connaissons tous  les raccourcis clavier populaires pour copier, coller et annuler. Zoom possède son propre ensemble de raccourcis populaires qui vous aident à désactiver et réactiver rapidement le microphone, à démarrer ou à arrêter votre caméra, et plus encore. Il existe un certain nombre de raccourcis que vous pouvez activer et utiliser, mais voici quelques-uns des raccourcis les plus populaires pour vous aider à démarrer dans Zoom.

  • Activer ou désactiver le son : Alt + A (Commande + Maj + A)
  • Couper le son de tout le groupe à la fois : Alt + M  (Commande + Contrôle + M)
  • Démarrer ou arrêter la vidéo : Alt + V (Commande + Maj + V)
  • Suspendre ou reprendre le partage d’écran : Alt + T (Commande + Maj + T)
  • Démarrer l’enregistrement d’une réunion : Alt + R (Commande + Maj + R)
  • Suspendre ou reprendre l’enregistrement d’écran : Alt + P (Commande + Maj + P)
  • Changer de caméra : Alt + N (Commande + Maj + N )
  • Lever ou baisser la main : Alt + Y (Option + Y)
  • Ouvrez la fenêtre d’invitation : Alt + I  (Commande + I)

Les commandes de raccourci ci-dessus sont répertoriées pour les utilisateurs Windows PC et Mac. Les utilisateurs de Mac voudront utiliser ceux entre parenthèses en gras.

Une liste complète des raccourcis clavier peut être trouvée en accédant au menu Paramètres de zoom et en choisissant Raccourcis clavier dans le volet de gauche.

Retouchez votre apparence dans Zoom

Zoom retoucher la capture d'écran des paramètres d'apparence
capture d’écran

Vous n’êtes peut-être pas présentateur aux informations du soir, mais vous voudrez toujours être à votre meilleur lors de vos réunions virtuelles avec des collègues. Fonctionnalité empruntée au mode beauté des caméras selfie sur de nombreux smartphones Android populaires, la fonction « Retoucher mon apparence » de Zoom aide à lisser votre peau, à éliminer les poches sombres sous vos yeux et à vous aider à être à votre meilleur.

Mieux encore, les résultats semblent assez naturels, vous ne ressemblez donc pas à une goutte de pixels trop nette lorsque vous les regardez sur les écrans de vos collègues.

Étape 1 : Allez dans le menu Paramètres de Zoom .

Étape 2 : Cliquez sur l’ option Vidéo dans le panneau de gauche.

Étape 3 : Sous Ma vidéo , sélectionnez l’option Retoucher mon apparence . Une barre de défilement apparaîtra à côté de cette option, et vous pouvez personnaliser davantage la fonctionnalité en faisant glisser la barre vers la gauche ou la droite pour augmenter ou diminuer son utilisation dans votre vidéo.

Conseil de pro : si vous disposez de la bande passante Internet à la maison, augmentez votre flux en sélectionnant également l’ option HD dans la section Appareil photo de la page Paramètres vidéo . De plus, si vous rencontrez une grande équipe, vous pouvez augmenter l’affichage de la galerie de votre session de visioconférence en choisissant l’ option 49 participants sous l’expression Nombre maximum de participants affichés par écran dans l’affichage de la galerie. Vous trouverez également cette option dans la page Paramètres vidéo .

Comment enregistrer et transcrire votre appel Zoom

 

 

Si votre entreprise souscrit à un forfait Zoom plus avancé avec enregistrement dans le cloud, vous pouvez enregistrer l’audio de votre réunion dans le cloud. Zoom peut ensuite vous aider à transcrire votre réunion – avec horodatage – et enregistrer la transcription sous forme de fichier texte .vtt. Les notes de réunion peuvent également être modifiées, si nécessaire.

Lorsque vous visionnez la vidéo de votre réunion, il existe même une option pour afficher la transcription directement dans la vidéo, la faisant ressembler à un sous-titrage codé.

Étape 1 : Ouvrez le portail Web Zoom et connectez-vous . Sélectionnez ensuite l’ onglet Paramètres sur le côté gauche de l’écran.

Étape 2 : Cliquez sur l’ onglet Enregistrement et activez l’ option Enregistrement dans le cloud . Vous aurez besoin d’un compte Zoom premium pour utiliser cette fonctionnalité, vous devrez donc peut-être vous renseigner auprès de votre administrateur ou responsable informatique pour voir si votre entreprise est abonnée.

Étape 3 : Activez la transcription audio dans les paramètres d’enregistrement avancés dans le cloud et enregistrez vos modifications.

Étape 4 : Lorsque vous démarrez une réunion, assurez-vous d’ appuyer sur le bouton Enregistrer et choisissez Enregistrer dans le cloud .

Étape 5 : Après la conclusion de la réunion, vous recevrez des e-mails vous avertissant que votre enregistrement dans le cloud et votre transcription sont prêts.

Comment partager votre écran sur Zoom

 

 

Même si vous n’avez pas accès à un projecteur, vous pouvez toujours faire des présentations et montrer aux participants à la réunion ce qui est sur votre écran. Vous pouvez démarrer un partage d’écran en appuyant sur le raccourci clavier Alt + S (ou Commande + Maj + S pour Mac), qui coupera le flux de votre webcam pour afficher à tous les participants à la réunion ce que vous voyez sur votre écran.

Ceci est utile si vous essayez d’afficher un graphique important lors d’une réunion ou si vous souhaitez afficher une présentation PowerPoint. Si vous êtes l’orateur, vous pouvez activer des paramètres supplémentaires pour donner une présentation encore plus soignée.

Étape 1 : Dans le menu Paramètres de zoom , accédez à Partager l’écran .

Étape 2 : Activez le mode plein écran .

Étape 3 : Si vous souhaitez afficher les flux vidéo des participants à la réunion avec l’écran partagé, vous pouvez également activer le mode côte à côte .

Étape 4 : Assurez-vous de sélectionner l’ option Silence des notifications du système lors du partage du bureau . De cette façon, votre présentation ne sera pas interrompue par toutes vos alertes et carillons système. Les présentateurs professionnels peuvent également vouloir activer la fonction Focus Assist de Windows 10, qui aidera à masquer les sons de notification et les fenêtres contextuelles du système ou de vos applications de messagerie et de calendrier.

Si vous collaborez sur un projet, vous pouvez également utiliser un tableau blanc numérique pour travailler ensemble. Une fois que vous êtes en réunion, vous pouvez cliquer sur le bouton Partager l’écran , puis choisir Tableau blanc et sélectionner Partager . Après cela, des outils d’annotation apparaîtront, vous permettant de dessiner et de planifier des idées et des projets avec des collaborateurs. Les sessions de tableau blanc peuvent être enregistrées sous forme d’images séparées ou compilées dans un seul PDF. Dans la barre d’outils de l’écran du tableau blanc, appuyez sur la flèche déroulante dans le bouton Enregistrer , et vous pouvez choisir le format que vous désirez.

Assurez-vous que ce que vous essayez de présenter est en file d’attente et prêt à être utilisé avant le début de la réunion. De cette façon, vous pouvez accéder immédiatement à la présentation PowerPoint, à la feuille de calcul Excel ou au document Web lorsque vous appuyez sur le bouton Partager l’écran .

Et si vous êtes comme nous et que vous avez un bureau encombré, vous pouvez utiliser la fonction Bureau de Windows 10 (dans la vue des tâches) pour lancer Zoom dans un nouvel espace de bureau propre et sans encombrement. De cette façon, vous aurez l’air plus professionnel lors de la présentation.

Comment planifier des réunions dans Zoom

Alors que des réunions impromptues sont parfois nécessaires pour de grands changements, si vous travaillez sur des projets à long terme, il peut être utile de réserver du temps virtuel pour avoir des check-ins Zoom réguliers. De cette façon, tout le monde aura une heure fixe et un lieu virtuel pour se réunir sur une base hebdomadaire. Voici  comment planifier des réunions à l’avance :

Étape 1 : À partir de l’écran d’accueil de Zoom, cliquez sur Planifier .

Étape 2 : Remplissez les détails de la réunion, y compris l’heure, le sujet et la durée. Vous pouvez également définir cela comme une réunion récurrente.

Étape 3 : Si vous créez la réunion, vous souhaiterez peut-être également explorer les Options avancées . De cette façon, vous pouvez faire des choses comme Ignorer les participants à l’entrée ou Autoriser les participants à se joindre à tout moment . Couper le son des participants à l’entrée peut être particulièrement utile pour minimiser les bruits de fond gênants. Lorsque vous êtes satisfait de tout, cliquez sur Enregistrer pour planifier votre réunion.

Comment configurer des salles de sous-commission dans Zoom

Utiles pour gérer des groupes plus importants, les salles de sous-commission vous permettent de diviser une équipe en plus petites pour s’attaquer simultanément à différents domaines d’un grand projet. Par exemple, si vous travaillez sur le lancement d’un nouveau produit, vous pouvez planifier une réunion de lancement de produit, puis créer une salle de discussion pour que l’équipe marketing élabore un plan marketing, une salle pour l’équipe financière pour exécuter des modèles et créer projections de ventes et une troisième salle pour les ventes afin d’élaborer une stratégie de vente.

Jusqu’à 50 salles de sous-commission distinctes peuvent être créées et l’hôte peut pré-affecter les participants à des salles spécifiques. Un total de 200 participants peut être affecté lors d’une réunion – entre 50 salles – et chaque salle fonctionnera comme une réunion Zoom autonome. Le plafond du nombre total de participants affectés lors d’une réunion peut être augmenté au-delà de 200 , mais uniquement si vous créez les salles de sous-commission pendant la réunion, créez moins de salles de sous-commission  et disposez d’un grand module complémentaire de réunion pour votre compte Zoom . Si vous n’avez pas le module complémentaire, votre nombre maximum de participants est déterminé par la capacité de réunion habituelle de votre compte, qui peut également être inférieure à 200. L’enregistrement dans le cloud est cependant limité à la salle principale.

Étape 1 : Connectez-vous au portail Web Zoom.

Étape 2 : Cliquez sur Paramètres .

Étape 3 : Sous l’ onglet Réunion , sélectionnez En réunion (Avancé) , puis assurez-vous que l’ option Salle de discussion est activée. Vous pouvez également sélectionner l’ option Autoriser l’hôte à affecter des participants aux salles de petits groupes lors de la planification pour permettre aux hôtes de la réunion d’avoir la possibilité de pré-affecter les participants à des salles spécifiques avant le début de la réunion. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer qui apparaît.

Étape 4 : Pour créer des salles de sous-commission, vous devez d’abord démarrer une réunion planifiée ou une réunion instantanée. Une fois la réunion commencée, cliquez sur l’ icône Breakout Rooms en bas de votre écran.

Étape 5 : Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nombre de salles de sous-commission souhaitée dans la phrase Créer [nombre de salles] Salle(s) de sous -commission, puis sélectionnez parmi trois options d’attribution de salle pour vos participants : Attribuer automatiquement , Attribuer manuellement ou Laisser Les participants choisissent la chambre .

Étape 6 : Une fois que vous avez sélectionné vos options, cliquez sur le bouton Créer pour créer vos salles.

Dans une session Zoom, l’hôte aura accès aux Breakout Rooms dans son menu de visioconférence. L’hôte pourra sauter entre les différentes salles pour discuter avec les participants.

Quelles que soient les fonctionnalités avancées que vous activez dans Zoom, n’oubliez pas de toujours suivre  les meilleures pratiques courantes en matière de visioconférence pour garantir le bon déroulement de toutes vos réunions d’équipe.

Comment toujours démarrer une réunion avec un micro coupé

Zoom vous permet également de modifier les paramètres afin de toujours entrer dans une réunion avec un micro en sourdine. C’est un bon protocole à suivre et il est poli envers les autres utilisateurs car entrer avec un micro en direct peut provoquer des bruits soudains ou des éclats d’électricité statique qui peuvent être perturbateurs.

Étape 1 : Si vous êtes en réunion, sélectionnez la flèche orientée vers le haut dans votre bouton Microphone et choisissez Paramètres audio dans le menu contextuel. Sinon, si vous n’êtes pas en réunion, accédez à votre menu Paramètres de zoom , puis choisissez Audio dans le volet de gauche.

Étape 2 : Dans la fenêtre Paramètres audio qui s’ouvre, faites défiler vers le bas, où vous trouverez plusieurs fonctionnalités qui peuvent être activées ou désactivées. Assurez-vous que l’option Désactiver mon microphone lorsque vous rejoignez une réunion est activée.

Comment organiser des réunions Zoom plus importantes

Travailler à distance
Zoom

Une réunion Zoom gratuite typique  peut contenir jusqu’à 100 participants. Cependant, pour certaines organisations ou situations, cela peut ne pas suffire. Si votre groupe de conférence Web est supérieur à 100 et que vous souhaitez toujours utiliser Zoom pour vos réunions, vous devez augmenter le plafond de réunion. Il existe plusieurs façons de procéder, en fonction de votre situation et du montant que vous souhaitez payer.

Mise à niveau vers un (petit) compte Business : ces comptes coûtent 20 $ par mois et par licence, mais l’une des fonctionnalités consiste à augmenter votre plafond à 300 participants.

Passez à 500 participants avec le module complémentaire Grandes réunions : cela coûte 50 $ par mois et par hôte (lorsqu’il est facturé mensuellement), et vous pouvez considérablement augmenter le nombre de participants qui peuvent se joindre. Parcourez tous les modules complémentaires dans la section de facturation de votre compte Zoom après vous être connecté. Vous pouvez également passer au niveau de compte Entreprise pour déverrouiller cette option.

Mise à niveau vers 1 000 participants : un module complémentaire alternatif vous permet d’organiser des réunions avec jusqu’à 1 000 personnes pour des événements particulièrement importants. Cela augmente le prix à 90 $ par mois et par hôte lorsqu’il est facturé mensuellement.

Comment configurer un poste de travail pour les réunions Zoom fréquentes

Zoom pour la maison

Vous envisagez un avenir rempli de réunions Zoom ? S’ils deviennent une caractéristique régulière de votre vie professionnelle et ne disparaissent pas de sitôt, vous devriez envisager de personnaliser un espace de travail spécifiquement pour ces réunions.

Zoom a un produit pour vous aider : le DTEN Me de Zoom for Home. Disponible à l’achat pour 599 $ aux États-Unis, il s’agit d’un moniteur d’ordinateur ultra-mince de 27 pouces doté d’un ensemble de trois caméras, d’un ensemble de huit microphones pour capter le son aussi précisément que possible et d’un écran tactile avec des capacités de tableau blanc et d’annotation conçues pour fonctionner de manière transparente avec Zoom.

Vous pouvez également consulter notre  guide sur la façon de travailler à domicile pour plus d’idées sur la façon de configurer le bon poste de travail à distance.

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