La communication par e-mail est une partie importante des affaires. Le fait d'avoir des e-mails provenant de votre propre nom de domaine donne à votre entreprise une apparence plus crédible que l'utilisation d'un e-mail personnel, et de nombreux fournisseurs de messagerie professionnelle incluront également beaucoup plus de stockage.

Comment fonctionne le courrier électronique professionnel?

Le courrier électronique professionnel fonctionne de la même manière que le courrier électronique gratuit traditionnel. Vous disposez d'un serveur de messagerie qui collecte vos e-mails, généralement géré pour vous «dans le cloud» par un fournisseur de messagerie comme Gmail. Vous vous connectez à ce serveur avec un client de messagerie, qui se présente généralement sous la forme d'un tableau de bord Web, bien que vous puissiez également utiliser une application téléchargeable comme Outlook, Thunderbird ou l'application Mail pour macOS.

La principale chose qui distingue les e-mails professionnels des e-mails réguliers est de les faire provenir de votre domaine personnalisé. Si vous avez votre propre site Web, vous souhaiterez peut-être que les e-mails proviennent d'une adresse telle que votrenom @ votreentreprise, qui a l'air plus professionnel.

Cela vous oblige à valider votre nom de domaine, ce qui signifie que vous devrez pouvoir accéder à vos enregistrements DNS ou modifier la page Web hébergée sur ce nom de domaine. L'e-mail de domaine personnalisé n'est pas non plus gratuit et vous oblige à payer le «niveau entreprise» avec la plupart des fournisseurs.

Email hébergé avec G Suite

L'option la plus simple consiste simplement à payer quelqu'un pour héberger votre e-mail à votre place. Le service de messagerie premium de Google s'appelle G Suite. C'est exactement la même chose que Gmail standard, sauf qu'il est lié à votre nom de domaine et sera envoyé en tant que votrenom @ votreentreprise.

Si votre organisation compte plusieurs utilisateurs, G Suite vous donne accès à des fonctionnalités telles que les sessions Google Hangouts à l'échelle de l'entreprise et comprend 30 Go de stockage Google Drive par utilisateur, ce qui facilite le partage et la collaboration de fichiers dans Drive.

Le niveau standard de G Suite est de 6 USD, par utilisateur et par mois. Vous avez également la possibilité de créer des alias de messagerie; par exemple, vous pouvez transférer contactez @ votreentreprise à votrenom @ votreentreprise sans rien payer de plus. Vous pouvez créer jusqu'à 100 alias pour le même compte.

Lors de votre inscription, vous devrez valider votre nom de domaine pour vous connecter à G Suite. Cela implique soit de modifier les enregistrements de votre domaine pour inclure une clé de vérification, soit d'ajouter une balise HTML sur la page d'accueil de votre site Web. Cela devra être fait via votre fournisseur d'hébergement ou votre fournisseur de domaine.

Microsoft Outlook et Exchange

Une autre option populaire pour le courrier électronique hébergé est Exchange et Outlook. Outlook est une application de bureau généralement incluse avec Word et Excel, mais est également disponible en tant qu'application Web en ligne. Outlook n'est qu'un client de messagerie, ce qui est déroutant car Microsoft inclut également une messagerie gratuite avec votre compte Microsoft et appelle l'ensemble du service "Outlook.com«.

Le serveur qui alimente la messagerie gratuite de Microsoft est Exchange Server, que vous achèterez si vous souhaitez une messagerie professionnelle. Vous utiliserez toujours l'application Outlook pour vous connecter à Exchange, mais vous pouvez utiliser un autre client si vous le souhaitez.

Si vous avez un Office 365 Abonnement «Premium» ou «Business Essentials», Microsoft inclut Exchange et Outlook en tant que service, que vous pouvez configurer avec votre domaine personnalisé. Vous pouvez également obtenir Exchange par lui-même auprès de Microsoft, qui est le moins cher à 4 $ par utilisateur mais n'inclut pas Outlook.

Vous pouvez également héberger Exchange pour vous à partir de services tels que Rackspace, qui coûte 3 $ par utilisateur au moins cher, et sera fonctionnellement identique à l'héberger auprès de Microsoft. Dans la plupart des cas, vous paierez toujours par utilisateur, comme G Suite, mais vous n'obtiendrez probablement pas Outlook inclus dans le plan, car cela n'est pas disponible pour les fournisseurs tiers.

L'application Exchange Server est disponible sous licence, vous pouvez donc l'exécuter vous-même sur vos propres serveurs, mais ces licences sont destinées aux grandes entreprises qui l'exécutent en interne et coûtent des milliers de dollars par an. Vous souhaiterez plutôt l'acheter auprès d'un fournisseur proposant une option hébergée.

Utilisez le compte intégré de votre fournisseur d'hébergement

Le fournisseur que vous utilisez pour héberger votre site Web peut également inclure le courrier électronique en tant que module complémentaire ou intégré à votre service. Par exemple, si vous utilisez GoDaddy, il gère probablement déjà l'hébergement de votre domaine et de votre serveur Web. Ils offrent également e-mail hébergé pour 2 $ par mois, et incluez-le dans certains de leurs packages.

Le service de messagerie de GoDaddy, à côté de nombreux autres, comprend sa propre interface de messagerie Web, qui n'est pas très conviviale. Vous pouvez résoudre ce problème en connectant votre boîte de réception à un client tiers comme Perspective ou Thunderbird, et le gérer à partir de là à la place.

Vérifiez auprès de votre fournisseur d'hébergement si vous avez déjà des e-mails, car cela pourrait vous convenir de l'utiliser comme serveur de messagerie et de ne pas payer de supplément pour G Suite ou Exchange. Cependant, même si votre fournisseur inclut une messagerie électronique, vous devriez toujours pouvoir configurer la messagerie hébergée à partir d'un autre service sans trop de problèmes, à moins que les paramètres de votre domaine ne soient verrouillés.

Utilisez simplement une adresse Gmail normale

Bien que ce ne soit pas aussi professionnel, il n'y a pas beaucoup de différences entre G Suite et Gmail standard en plus du stockage supplémentaire et des domaines personnalisés. Gmail en particulier est toujours raisonnablement professionnel, surtout si vous êtes en mesure d'acquérir votreentreprise@gmail.com (ce que vous devriez probablement faire de toute façon). Cependant, vous devez absolument vous en tenir à Gmail, car @ hotmail.com ou @ AOL.com semble bien pire.

Si vous avez vraiment besoin d'envoyer vos e-mails avec un domaine personnalisé, il est en fait possible de configurer un compte Gmail normal pour utiliser le nom de votre entreprise, mais ce n'est pas une excellente solution.

Tout d'abord, vous devez configurer le transfert des e-mails avec votre fournisseur DNS. Vers l'avant votrenom @ votreentreprise à votre compte Gmail personnel. Ensuite, suivez ces étapes pour vérifier le domaine, configurez Gmail pour envoyer en tant que domaine personnalisé et définissez-le comme votre adresse "De" par défaut.

De cette façon, tout e-mail entrant sera transféré vers votre e-mail personnel et tout e-mail sortant de votre e-mail personnel verra votre nom de domaine inséré dessus. Cependant, cela n'est pas pris en charge dans tous les clients de messagerie; dans Outlook en particulier, les destinataires de votre courrier peuvent voir «Envoyé de youremail@gmail.com de la part de votrenom @ votreentreprise», Ce qui n'est pas idéal. Mais si cela vous convient, cela fonctionne plus du temps, et cela ne vous dérange pas de prendre une heure pour tout configurer, c'est la seule véritable option gratuite pour un domaine personnalisé.