Les modèles de courrier électronique dans Microsoft Outlook sont faciles à créer, mais pas si faciles à naviguer chaque fois que vous souhaitez en utiliser un. Heureusement, vous pouvez créer un modèle et l'épingler au ruban pour un accès plus facile.
Les modèles sont vraiment utiles pour les e-mails répétitifs qui utilisent du texte standard. Dans Outlook, il est facile de créer et d’enregistrer un modèle. En ouvrir un, cependant, nécessite une tonne de clics de menu. Il est plus facile de simplement enregistrer l'e-mail dans votre dossier "Brouillons", puis de copier et coller le contenu dans un nouvel e-mail.
Cela fonctionne, mais vous pouvez vous simplifier la vie si vous ajoutez le sélecteur de modèle au ruban. Cela réduit le nombre de clics de souris et vous permet d'utiliser les modèles comme prévu. Une bibliothèque d'e-mails pré-écrits utiles que vous pouvez sélectionner dans un menu vous fera gagner beaucoup de temps.
Pour commencer, nous allons vous montrer comment créer un modèle d'e-mail, puis comment ajouter un sélecteur de modèle au ruban.
Avant de pouvoir épingler un modèle, vous devez en créer un. Ouvrez Microsoft Outlook et créez un nouvel e-mail. Personnalisez-le comme vous le souhaitez.
Les modèles stockent le sujet, le corps et toute mise en forme, y compris les couleurs, les images d'arrière-plan, votre signature, etc. Une fois que votre modèle d'e-mail vous ressemble, cliquez sur "Fichier".
Sélectionnez «Enregistrer sous».
Dans la fenêtre «Enregistrer sous», modifiez le champ «Enregistrer en tant que type:» en «Modèle Outlook (* .oft)», puis cliquez sur «Enregistrer».
Votre modèle est maintenant prêt à être utilisé.
Pour ouvrir un modèle de courrier électronique comme Outlook l'attend, vous devez accéder à l'onglet «Accueil», puis cliquez sur Nouveaux éléments> Plus d'éléments> Choisir un formulaire.
Dans la fenêtre «Choisir un formulaire», vous devez ensuite modifier le menu déroulant «Rechercher dans:» en «Modèles utilisateur dans le système de fichiers». Enfin, vous pouvez ensuite double-cliquer sur votre modèle pour l'ouvrir.
Un nouvel e-mail affichant le contenu du modèle s'ouvrira. Cela fonctionne, mais ce n’est pas un processus rapide. Il est également facile d’oublier le chemin du menu.
Il sera beaucoup plus facile d'ouvrir vos modèles si vous ajoutez l'option «Choisir le formulaire» au ruban.
Nous allons ajouter un nouveau bouton à l'onglet "Accueil" du ruban Outlook afin que nous puissions ouvrir le panneau "Choisir un formulaire" directement à partir de là.
EN RELATION: Comment ajouter de nouveaux boutons au ruban Microsoft Office
Pour commencer, cliquez avec le bouton droit sur l'un des onglets du ruban, puis sélectionnez "Personnaliser le ruban".
Dans le panneau "Personnaliser le ruban", remplacez le menu déroulant "Commandes populaires" par "Toutes les commandes".
Faites défiler vers le bas et sélectionnez "Choisir un formulaire".
Pour ajouter ce bouton au ruban, vous devez d'abord l'ajouter à l'un des groupes de la colonne de droite.
Nous allons ajouter notre bouton à l'onglet "Accueil" dans son propre groupe à côté de "Nouveau". Pour indiquer à Outlook ce que vous voulez faire, cliquez sur «Nouveau», puis sur «Nouveau groupe».
Cliquez sur le nouveau groupe ajouté, puis sur "Renommer". Changez le nom en "Modèles" (ou ce que vous voulez), puis cliquez sur "OK".
Le nom du nouveau groupe deviendra celui que vous avez nommé. La dernière étape consiste à ajouter le bouton au groupe. Sélectionnez "Choisir un formulaire" dans la colonne de gauche, cliquez sur "Ajouter" pour l'ajouter au groupe, puis cliquez sur "OK".
Votre nouveau groupe, contenant le bouton «Choisir un formulaire», sera désormais visible dans l'onglet «Accueil».
Maintenant, vous pouvez simplement cliquer sur «Choisir le formulaire» pour ouvrir le panneau et vous épargner la peine de cliquer sur une tonne de menus.